ANALISIS DE LA GESTION CONTRACTUAL

Análisis de la gestión contractual 

       Aportes Luz Dary Rodríguez Vargas

1. ¿Qué es y para que sirve, el Sistema Electrónico de Contratación Publica SECOP II?

SECOP II

Es una plataforma electrónica utilizada en Colombia para gestionar y realizar procesos de contratación pública de manera eficiente y transparente. Es la versión actualizada del SECOP original y ha sido diseñado para pasar de ser una plataforma de publicidad a una plataforma transaccional, permite a las entidades estatales (compradores) crear, adjudicar y hacer seguimiento a los procesos de contratación de manera electrónica. También brinda la posibilidad a los proveedores de tener su propia cuenta, encontrar oportunidades de negocio, hacer seguimiento a los procesos y enviar observaciones y ofertas.

Sirve para gestionar y realizar procesos de contratación pública, su objetivo principal es la de facilitar y agilizar los procesos de contratación, garantizando la transparencia, la eficiencia y la igualdad de oportunidades para todos los participantes. Esta plataforma transaccional permite llevar a cabo todo el proceso de contratación de manera electrónica, desde la publicación de los documentos del proceso hasta la adjudicación

Aportes Yorleny Romero 

SECOP II 

Es una plataforma transaccional para gestionar todos los procesos de contratación en línea , para entidades y proveedores, con vista pública para cualquier interesado en realizar seguimiento a la contratación pública .

Cada usuario tiene una cuenta asociada , en donde crean, evalúan, y adjuntan procesos de la contratación , los proveedores pueden realizar comentarios, presentar ofertas y seguir el proceso de selección en línea. 

Aporta trazabilidad , agiliza los procesos , centraliza y ordena información asociada con la contratación.

se puede publicar el plan de adquisiciones y realizar procesos de las modalidades de contratación, excepto la compra de amparo de acuerdos.

 

          Aportes Luisa Maria Taffur Chavarro

2. ¿En qué casos puede declararse la nulidad de un contrato administrativo?

Ley 80 de 1993 numeral 2 artículo 44 y subsiguientes

Causales de nulidad absoluta de contrato administrativo:

*Contratos que sean celebrados con personas inhabilitadas o incompatibles.

*Los contratos sean celebrados contra expresa prohibición.

*Sean celebrados con abuso o desviación de poderes.

*Sean celebrados con desconocimiento de los criterios, sobre el tratamiento de ofertas nacionales y extranjeras o con violación de la reciprocidad.

“El jefe o representante legal de la entidad respectiva deberá dar por terminado el contrato mediante acto administrativo debidamente motivado y ordenará su liquidación en el estado. La nulidad absoluta puede ser alegada por las dos partes, cualquier tercero que acredite un interés directo podrá pedir que se declare su nulidad absoluta.

La nulidad relativa, es aquella que se presenta cuando se celebran contrato con personas incapaces, en algunas ocasiones para la celebración de contratos se utiliza la fuerza y violencia tanto física como psicológica para obtener algún tipo de consentimiento, también encontramos el dolo que es el engaño que se utiliza para para adquirir un contrato lo que genera un error, estas situaciones conocidas como vicio.

La nulidad parcial es aquella en la que no se anula totalmente el contrato, pero si algunas cláusulas son invalidadas.

La nulidad de un contrato en caso de que ya se encuentre en ejecución, no impedirá el reconocimiento de la remuneración de los avances realizados hasta el momento en sea anulado, esto si se puede comprobar que se ha cumplido con parte de la misión para la que se celebró el contrato. (artículo 48)

Podemos concluir que se puede presentar nulidad en los contratos administrativos celebrados con el estado, cuando se incurren en errores que no permiten la ejecución correcta de labores, cuando los contratistas con incompetentes y cuando se presenta corrupción en la contratación, cuando es prioridad el bienestar personal y no el común, actualmente los ciudadanos que cuentan con pruebas para que un contrato se nulo, puede presentarlas y deben ser estudiadas.

Aportes Leider Castillo

Objetivos del Secop II

·         Buscan Incrementar el valor destinado a la compra pública.

·         Promover e incentivar a la competencia en la compra pública.

·         Ofrecer un sistema de e-Procurement de fácil acceso con el cual todos los partícipes del Sistema de Compra Pública deben generar información confiable.

·         Fortalecer las capacidades de los factores que intervienen de la compra pública.

·         Manejo y gestión de conocimiento para los partícipes de la compra pública y para el equipo de trabajo de Colombia Compra Eficiente.

·         Generar un ambiente que se caracterice por el respeto a las reglas de juego y confianza entre los partícipes de la compra pública lo cual generara un constante avance en la compra pública.

Seguimiento a la ejecución de un contrato

Por medio del Secop II la entidad estatal y el proveedor deben gestionar el tiempo real del avance en la ejecución del contrato. Gracias a la correcta configuración y confirmación de entregas, las aprobaciones a las solicitudes de pago y publicaciones de cualquier tipo de documento el cual sea resultado de la ejecución, para poder hacer seguimiento a la ejecución del contrato se debe de dirigir a la sección “ejecución del contrato” la cual está en el detalle del contrato electrónico y por medio del cual tendremos habilitadas estas secciones:

·         Plan de entregas: Siempre y cuando lo requiera el Secop II permitirá que se registre el avance de la ejecución del contrato por medio de porcentajes o por la recepción de artículos, estos deben de ser de los bienes y los servicios contratados.

·         Plan de pagos: El Secop II dejara que se lleve una correcta trazabilidad de las solicitudes de pago realizadas por el proveedor

·         Balance de pagos: El Secop II se encargará de diligenciar automáticamente un balance de pagos y entregas y si se llegar a necesitar también generara un plan de amortización. Cuando la entidad estatal aprueba y luego “marca como pagado” las solicitudes de pago hechas por el proveedor.

·         Documentos de la ejecución:  Se permitirá anexar documentos siempre y cuando sean resultado de la ejecución del contrato

        Aportes María Fernanda Venegas Garay

 3. Defina los términos:

 Proponente: Es la persona o grupo de personas nacionales o extranjeras, pueden ser naturales y/o jurídicas que están asociadas entre sí mediante las figuras de consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura que presenta una oferta para participar en procesos de contratación. 

Oferta: Es la propuesta presentada a las entidades estatales por los interesados en ser el contratista del proceso de contratación. 

Selección: Es el procedimiento mediante el cual la entidad formula públicamente una convocatoria para que quienes se encuentren interesados presenten sus ofertas y entre esas ofertas se seleccione la más favorable para la entidad. 

Pliego de condiciones: Es el conjunto de normas por las cuales se rigen los procesos de contratación y los futuros contratos, en el pliego de condiciones se señalan las condiciones objetivas, plazos y procedimientos dentro de los cuales los proponentes deben formular su oferta para participar en el proceso de contratación del contratista y puedan tener la posibilidad de obtener la calidad de adjudicatario del proceso de contratación. 

Contratista: Es el proponente que resulte adjudicatario y suscriba el contrato objeto del proceso de contratación. 

     

Ejecución: Es la fase que cubre el cumplimiento de la prestación a cargo del contratista y por otro lado la contraprestación que hace la entidad estatal. La ejecución necesita de la aprobación, garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes. 

Liquidación del contrato administrativo: La liquidación del contrato se presenta en la etapa postcontractual, es un corte de cuentas en el que se realiza un balance económico, jurídico y técnico de lo ejecutado. Las partes del contrato definen el estado en que queda el contrato una vez este termina.

Proceso de contratación licitación pública.

La licitación pública sigue un proceso específico que se establece en la normativa correspondiente. A continuación, se describe de manera general el proceso que suele seguir una licitación pública:

• Convocatoria: La entidad contratante emite una convocatoria pública para la presentación de ofertas. Esta convocatoria debe incluir información detallada sobre el objeto del contrato, los requisitos que deben cumplir los proponentes, los plazos, las condiciones de participación, entre otros aspectos relevantes.
•  Publicidad: La convocatoria se publica en medios de comunicación y/o plataformas electrónicas de contratación pública, con el fin de garantizar la máxima difusión y acceso a los interesados en participar.
•  Presentación de ofertas: Los proponentes interesados presentan sus ofertas en el plazo establecido en la convocatoria. Las ofertas deben contener toda la información requerida y cumplir con los requisitos establecidos.
• Evaluación de ofertas: La entidad contratante evalúa las ofertas recibidas de acuerdo con los criterios establecidos en la convocatoria. Estos criterios pueden incluir aspectos como el precio, la calidad, la experiencia del proponente, entre otros. La evaluación puede ser realizada por un comité evaluador designado por la entidad contratante.
• Adjudicación: Una vez finalizada la evaluación, la entidad contratante adjudica el contrato al proponente que cumpla con los requisitos y ofrezca las mejores condiciones, de acuerdo con los criterios establecidos en la convocatoria.
• Formalización del contrato: Una vez adjudicado el contrato, se procede a la formalización del mismo. Esto implica la firma del contrato entre la entidad contratante y el proponente seleccionado, estableciendo las condiciones y términos acordados.

TENIENDO EN CUENTA LA ETAPA PRECONTRACTUAL
Sigue los siguientes pasos:

1.  Estudio de mercado: En esta etapa, la entidad contratante realiza un análisis del mercado para determinar las condiciones y características del sector en el que se llevará a cabo la contratación. Esto incluye la identificación de proveedores potenciales, la evaluación de precios y la determinación del presupuesto estimado para la contratación.
2. Elaboración del pliego de condiciones: La entidad contratante elabora el pliego de condiciones, que es el documento que establece los requisitos, condiciones y términos del contrato. Este documento debe ser claro, preciso y completo, y debe incluir información sobre el objeto del contrato, los criterios de evaluación, los plazos, las obligaciones de las partes, entre otros aspectos relevantes.
3. Publicación de la convocatoria: La entidad contratante pública la convocatoria de licitación pública, en la cual se invita a los interesados a participar en el proceso de selección. Esta convocatoria debe incluir información detallada sobre el objeto del contrato, los requisitos de participación, los plazos, entre otros aspectos relevantes.
4.  Recepción de propuestas: Los interesados en participar en la licitación pública presentan sus propuestas dentro del plazo establecido en la convocatoria. Estas propuestas deben cumplir con los requisitos y condiciones establecidos en el pliego de condiciones.
5.  Evaluación de propuestas : La entidad contratante evalúa las propuestas recibidas de acuerdo con los criterios establecidos en el pliego de condiciones. Esta evaluación puede incluir aspectos como el precio, la calidad, la experiencia del proponente, entre otros. La evaluación puede ser realizada por un comité evaluador designado por la entidad contratante.
6. Adjudicación del contrato: Una vez finalizada la evaluación, la entidad contratante adjudica el contrato al proponente que cumpla con los requisitos y ofrezca las mejores condiciones, de acuerdo con los criterios establecidos en el pliego de condiciones.

TENIENDO EN CUENTA LA ETAPA CONTRACTUAL
Sigue los siguientes pasos:

1.  Perfeccionamiento del contrato: Una vez adjudicado el contrato, se procede al perfeccionamiento del mismo. Esto implica la firma del contrato entre la entidad contratante y el proponente seleccionado, estableciendo las condiciones y términos acordados.
2. Ejecución del contrato: Durante esta etapa, se lleva a cabo la ejecución del contrato, es decir, se realizan las actividades y entregas acordadas en el contrato. Ambas partes deben cumplir con sus obligaciones y responsabilidades establecidas en el contrato.
3.  Supervisión y control: La entidad contratante lleva a cabo la supervisión y control del contrato para asegurarse de que se cumplan los términos y condiciones establecidos. Esto puede incluir visitas de inspección, revisiones de informes y seguimiento del avance del proyecto.
4. Modificaciones contractuales: En algunos casos, puede ser necesario realizar modificaciones al contrato original. Estas modificaciones deben ser acordadas por ambas partes y deben cumplir con los procedimientos y requisitos establecidos en la normativa aplicable.
5.  Liquidación del contrato: Al finalizar la ejecución del contrato, se procede a la liquidación del mismo. Durante esta etapa, se realiza un cierre administrativo y financiero del contrato, verificando que todas las obligaciones hayan sido cumplidas y realizando el respectivo corte de cuentas.

TENIENDO EN CUENTA LA ETAPA POSCONTRACTUAL
Sigue los siguientes procesos:

• Validación y recepción de entregables: Durante esta etapa, la entidad contratante valida y recibe los entregables o productos finales acordados en el contrato. Esto implica verificar que se cumplan los requisitos y estándares establecidos en el contrato.
• Pago y liquidación: Una vez validados los entregables, se procede al pago al contratista de acuerdo con las condiciones establecidas en el contrato. Además, se realiza la liquidación del contrato, que implica el cierre administrativo y financiero del mismo. Durante la liquidación, se verifica que todas las obligaciones contractuales hayan sido cumplidas y se realiza el corte de cuentas correspondiente.
•  Evaluación y retroalimentación: En algunos casos, se realiza una evaluación del desempeño del contratista durante la ejecución del contrato. Esto puede incluir aspectos como la calidad de los productos o servicios entregados, el cumplimiento de los plazos y la satisfacción del cliente. Esta evaluación puede servir como retroalimentación para futuros procesos de contratación.
• Archivo y seguimiento: Finalmente, se procede a archivar toda la documentación relacionada con el contrato, incluyendo los informes de ejecución, los pagos realizados y cualquier otra documentación relevante. Además, se realiza un seguimiento para asegurarse de que no haya reclamaciones o disputas pendientes relacionadas con el contrato. (Legis, 2022)